avatar
Today is vrijdag
22 september 2017

8 september 2014

Certified IPMA level C Projectmanager

by admin — Categories: Geen categorieReageren?

                 

Na een intensief traject ben ik eind augustus  gecertificeerd als IPMA level C Projectmanager.

IPMA certificering is een stelsel waarbinnen projectmanagers zich op vier verschillende niveaus kunnen laten certificeren. Projectmanagers verschillen tenslotte in ervaring en niveau waarop ze opereren. Dat geldt ook voor de complexiteit van de projecten waaraan ze leiding geven. De certificering maakt dit onderscheid zichtbaar en biedt duidelijkheid over de kennis en vaardigheden die projectmanagers in huis hebben. IPMA  kent de levels A, B, C en D waarbij A het hoogste is.

Kerngetallen. In Nederland zijn er op dit moment circa 10 level A, 800 level B en 1600 level C gecertificeerde Projectmanagers. (Van level D, theorie certificaat, zijn er circa 7500 certificaten uitgereikt.). Ter vergelijking; het aantal Prince2 Practitioners is op dit moment circa 25.000, Prince2 Foundations circa 100.000. Kwantitatief wint Prince2 het dus van IPMA, echter kwalitatief…

IPMA zorgt voor een spiegel. Het IPMA certificeringstraject is een leerzaam bewustwordings- en reflectieproces dat projectmanagers de mogelijkheid biedt voor verdere verdieping en professionalisering. Je krijgt een spiegel voorgehouden en wordt gedwongen om  kritisch naar jezelf en je functioneren te kijken. Je krijgt inzicht in jouw sterke en minder sterke punten. De focus ligt op jouw rol in binnen projecten. Het gaat bij IPMA C (ook B en A) dus niet alleen om het behalen van een erkend papiertje.

Noot: Ondanks dat ik in aanmerking kwam voor een IPMA B traject heb ik er voor gekozen om het IPMA C traject te doorlopen. Enerzijds vanwege de workload (IPMA B vergt twee keer zoveel inspanning) en anderzijds vanwege het per 1 september verlopen van ons theorie certificaat.

Het traject. Een IPMA-traject is behoorlijk intensief. Het traject start met theoretische kennis over de door IPMA vastgestelde (46) competenties en een examen dat slechts een beperkte houdbaarheidsdatum heeft. Vervolgens dien je aan te tonen dat je aan de gestelde eisen voldoet (in dit geval) voor certificering op C nivo. Hiertoe dienen een CV, ervaringsformulier inclusief referenties en een projectenoverzicht van de afgelopen 5 jaar aangeleverd te worden. Dit is al een project op zichzelf want IPMA wil tot in detail weten hoe je projecten in elkaar steken. Ook geef je aan welk project voor de certificering ingezet wordt.

Na goedkeuring volgt een self-assessment, 360 graden metingen door vijf belangrijke stakeholders en het schrijven van een IPMA projectrapport over het gekozen referentie project. Saillant detail hierbij is dat er maar een beperkt aantal (7000) woorden gebruikt mag  worden voor het hele rapport. Enerzijds vervelend, maar anderzijds een eyeopener voor mij dat kort en bondig wel degelijk mogelijk is zonder de essentie van de boodschap te verliezen. Lastig vond ik ook dat alles in de “ik” vorm geschreven moest worden, projecten doe je immers nooit alleen, maar IPMA wilde alleen weten wat ik gedaan heb.

Nadat het projectrapport is goedgekeurd en de 360 graden feedback is verwerkt volgt het assessment met twee IPMA assessoren. Als eerste komt de 360 graden feedback aan de orde en worden afwijkingen ten opzichte van een referentiegroep besproken.

Aan de hand van het projectrapport en terplekke te overhandigen documenten uit het projectarchief, wordt je beoordeeld op het toepassen van 21 (voor IPMA B zijn dit er 46) competenties.

Het assessment duurde circa 1,5 uur en na onderling overleg tussen de assessoren kreeg ik te horen dat ik ruim aan alle eisen had voldaan en vanaf nu opgenomen ben in het selecte gezelschap van IPMA level C Projectmanagers !

Tot slot. Het IPMA C certificaat is 5 jaar geldig. Mijn persoonlijke doel is om binnen nu en 3 jaar de IPMA level B certificering te realiseren.

 Paul.

 

10 juli 2013

resultaat gericht belonen ?

by admin — Categories: Geen categorie — Tags:, , , Reageren?

Waarom is een kat beter dan een muizenval?

In het geval van de muizenval ben je afhankelijk van het gedrag van de muis zelf, en het kost je ook nog eens kaas. De muis is zelf verantwoordelijk om in de muizenval terecht te komen. Door de aangeboden kaasbonus wordt een beroep gedaan op de muis zijn gedrag ten aanzien van deze “gouden handdruk”. En iedereen die ooit last van muizen heeft gehad, weet dat met een muizenval de kans op succes niet zo heel groot is. De muis is immers niet van plan om een einde aan zijn werk als lastpak te maken.

In het geval van de kat, ben je afhankelijk van het gedrag van de kat, door de kat verantwoordelijk te maken voor het vangen van de muis, kun je deze ook resultaat gericht belonen. De crux is om de kat minder eten te geven bij slechte resultaten zodat de kat meer honger krijgt waardoor deze een grotere inspanning zal gaan leveren om de muis te pakken te krijgen. En in het geval van succes is de beloning een lekkere zelfgevangen muis. De kat wordt er gelukkiger van want deze beseft dat hij voor zijn eigen eten gezorgd heeft, in plaats van dat de kat afhankelijk is van anderen die elke dag voor zijn eten moeten zorgen. Er is dus sprake van een win-win situatie.

Natuurlijk haal je een kat uit het asiel, waardoor je ook nog eens maatschappelijk verantwoord bezig bent ;)

 

IT-ProjectZ

28 juni 2013

My profession is…

by admin — Categories: Geen categorie — Tags:, , Reageren?

A shepherd is tending his flock of sheep in the field. Suddenly in a cloud of dust he sees a shiny new BMW approaching. The driver, a young man dressed in an elegant suit of Versace, Gucci shoes, Ray Ban glasses and Yves Saint Laurent tie , stops and leans out of the window, “If I tell you exactly how many sheep you have, would you give me one sheep?” he asks the shepherd. The shepherd looks up at the yup and says “Okay, why not”.

The yup immediately draws his Dell laptop on his lap and connects it with his cell phone from AT & T. He connects to the Internet, browses to a website of NASA and selects a device to catch his exact position.

He then sends the data to another NASA satellite that scans the entire area and sends him an ultra sharp picture. The yup opens Adobe Photoshop and sends the picture to a laboratory in Hamburg. After a few seconds an email is send to him on his Palm Pilot with confirmation that the photo is edited and saved. Through an ODBC connection he connects to a MS SQL database and through an Excel sheet with hundreds of complicated formulas he loads all data via e-mail from his Blackberry.

After several minutes, the program generates a response of 150 pages in color and the yup prints it on his mini HP laserjet. He looks at the shepherd and says, “You have exactly 1586 sheep.” “That’s right,” said the shepherd. “So you can figure out a sheep.” The young man gets out, looking for an animal and maty choose a sheep. The yupe picks a sheep and places it in his trunk. Then the shepherd says: “Hey, if I guess your profession, would you give me the animal back?”

The young man thinks for a moment and says. “Okay, why not.”
The shepherd says, “You are a project manager.”

“Unbelievable,” says the yup. “How did you know?”
“That is not so difficult,” said the shepherd. “You appear while no one has requested it. You ask a question that no one is waiting for and you want to be paid for the answer, as I already know the answer …. and you do not understand anything about my work …. and now give me back my dog !

20 april 2012

een alledaagse taak

by admin — Categories: Geen categorie — Tags:, , , , Reageren?

Zoals in de meeste huishoudens moet ik er zo nu en dan ook aan geloven; boodschappen doen.

Het merkwaardige aan dit fenomeen is dat het gelijk associaties met projectmanagement bij mij oproept (beroepsdeformatie?), natuurlijk is een eenvoudige taak als boodschappen doen natuurlijk niet hetzelfde als een project. Boodschappen doen is geen unieke gebeurtenis, het is een terugkerende activiteit die in een ieders huishouden vanuit “de lijn” gerealiseerd wordt. Maar toch…

Het is mij opgevallen dat er verschil in aanpak is als mijn vrouw boodschappen gaat doen en als ik dit zelf doe. Mijn vrouw houdt niet van een planmatige aanpak, zodra er boodschappen nodig zijn dan trekt ze haar jas aan en gaat ze
(gelukkig zitten de winkels op loopafstand) boodschappen doen. Bij de winkel aangekomen start ze bij de eerste rij met uitgestalde producten en vervolgt haar weg van de ene rij naar de volgende. Terwijl ze zo de hele winkel doorloopt wordt haar winkelwagentje steeds verder gevuld. Resultaat is dat als ze bij de kassa komt een kar vol met boodschappen mag afrekenen en ziezo ook deze taak is weer volbracht. Thuisgekomen wordt ik vaak verrast met allerlei producten waarvan ik me dan vervolgens afvraag of we deze nu ook echt nodig hebben om even later tot de conclusie te komen dat er helaas een aantal ingredienten voor het avondeten vergeten zijn…

Zelf start ik deze taak natuurlijk (zoals het een projectmanager betaamt) met een plan, ik maak een boodschappenlijst, check nog even of we niet toevallig toch nog ergens een item van de boodschappenlijst in de kast hebben staan, laat mijn vrouw de lijst “goedkeuren” en ga vervolgens op pad. In de winkel loop ik voorbij alle schappen met producten die niet op mijn lijstje staan en binnen notime heb ik alle items die op mijn lijstje staan in mijn kar verzameld en van mijn lijstje afgestreept.

Toevallig las ik deze week op Linkedin een artikel over projecten waarbij men twijfelt over het nut van een projectplan . Veelal is de redenering dat het opstellen van een plan alleen maar papier, tijd en extra moeite kost. “in de tijd dat het plan gemaakt wordt, hadden we de helft van het werk al klaar kunnen hebben”. “We weten toch wat er moet gebeuren”.

Op basis van mijn “boodschappen ervaring” ben ik dan ook van mening dat;

- een plan (lijstje) helpt bij het kaderen van resultaten (onnodige boodschappen inslaan);

- een plan (lijstje) draagt er aan bij dat er niets vergeten wordt;

- een plan (lijstje) draagt juist bij aan het verkorten van de doorlooptijd;

- een plan (lijstje) draagt bij aan het in de hand houden van de kosten;

- een plan (lijstje) is overdraagbaar aan anderen (ik kan o.b.v. mijn lijstje ook iemand anders vragen om boodschappen te doen);

 

In de jaren dat ik binnen het vak Projectmamagement acteer heb ik regelmatig meegemaakt dat organisaties ee zwaar n afkeer van projectplannen hadden ontwikkeld. Desgevraagd naar de belangrijkste redenen hiervoor, bleken dikke projectplannen, te zwaar ingezette projectcontrols (en bijbehorende documenten) , geen goed projectresultaat en hoge Projectkosten (lees hoge kosten t.g.v. het schrijven van een dik plan) vaak voor te komen.

“tailoring” is hier het devies, het gaat om kwaliteit en niet om kwantitieit. Indien het mogelijk is om alle afspraken op de achterkant van één bierviltje vast te leggen dan dient dit ook het resultaat te zijn, en daar mag  u en uw opdrachtgever op gerust op proosten ! noot: Natuurlijk is het hebben van een plan geen garantie , maar het is wel een voorwaarde voor succes !

Totslot las ik op Linkedin een treffende onliner : “Zonder plan krijg je nooit wat je van plan was”

 

IT-ProjectZ

7 september 2011

Afspraak is afspraak ook voor geplande vergaderingen !

by admin — Categories: Geen categorie — Tags:, , , , , Reageren?

Natuurlijk heeft eenieder het tegenwoordig zo druk dat er zo nu en dan wel eens een afspraak verzet dient te worden. (ook de werk-prive balans is belangrijk).

Ikzelf moet dan ook regelmatig afspraken verzetten en heb ook regelmatig te dealen met afspraken die door anderen verzet worden. Ook komt het voor dat er zich situaties voordoen waardoor afspraken afgezegd moeten worden. Normaliter is het geen probleem als afspraken  verzet/afgezegd moeten worden…vooropgesteld dat dit ook op de juiste manier gebeurd. De problemen ontstaan echter  zodra er hierbij geen rekening gehouden wordt met de belangen van anderen.

Verplaats je altijd in de schoenen van die ander(en) voordat je een afspraak afzegt/verzet.

Bedenk dat eenieder rekening heeft gehouden met deze afspraak (wellicht andere afspraken heeft moeten verzetten/afzeggen, een dure oppas heeft geregeld, etcetc). Bedenk dus goed wat de consequenties voor eenieder kunnen zijn van het verzetten/afzeggen van deze afspraak door jouw toedoen. Bedenk ook dat (behoudens overmacht situaties) op het laatste moment verzetten/afzeggen absoluut “not done” is !

Bedenk ook:

* Een afspraak buiten de deur vergt (veel) reistijd, grote kans dat een “last minute” wijziging iemand anders onnodig kilometers laat maken (of nog erger: in de file laat staan) voor een afspraak die niet doorgaat.

* Eenieder wil voorbereid voor de dag komen en zal tijd hebben geïnvesteerd in het voorbereiden van de afspraak…

* Welke indruk maak je hiermee op alle betrokkenen?

* Kun je van anderen nog verwachten dat ze goed met jouw belangen om zullen gaan als jezelf zo (slecht) met de belangen van anderen omgaat?

* Een gezonde bedrijfs cultuur begint bij jezelf !

Hoe meer mensen hierbij betrokken zijn, des te vervelender de situatie wordt.

Ben jezelf de organisator van de initiële afspraak, stond de afspraak al heel lang vast, is het niet de eerste keer dat de afspraak verzet/afgezegd wordt….ik zou me ernstig zorgen maken over mijn interne PR !!!

Maar hoe moet het dan wel?

Streef ernaar om ruim van te voren (minimaal een week) te communiceren over het verzetten/afzeggen van een afspraak.

Is het niet de eerste keer dat de afspraak verzet/afgezegd wordt, laat tijdens de volgende afspraak minimaal weten dat je het vervelend vindt dat je eerder hebt moeten verzetten/afzeggen. (Neem bijvoorbeeld taart mee).

In het geval je vlak (een dag) voor de afspraak moet cancelen, neem persoonlijk contact op en  biedt je welgemeende excuses aan.

In het geval je binnen een (paar) uur voor de afspraak moet cancelen, en er is geen sprake van overmacht….STERKTE !

PS:  Bedenk overigens dat liegen geen beste aanpak is. Zo heb ik een accountmanager zien zweten nadat hij zijn klant had voorgelogen dat hij een lekke band had en niet kon komen en deze klant direct in de auto stapte en naar hem toe reed ;)

it-ProjectZ

15 juli 2011

Wie is jouw beste vriend ?

by admin — Categories: Geen categorie — Tags:, , , , Reageren?

Vroeger dacht ik altijd dat ikzelf mijn beste vriend was.
Je beste vriend is immers degene die het meeste van je weet, iemand die er altijd is (als je hem nodig hebt), iemand die je diepste geheimen kent en degene waar je kwaad op mag worden en weet dat het wel weer goedkomt. Je beste vriend voorziet je van persoonlijk advies, is eerlijk tegen je en heeft alleen maar het beste met je voor.

Een ding is mij inmiddels wel duidelijk, er is niemand die zelf zijn beste vriend is. Hoe vaak komt het niet niet voor dat je afspraken met jezelf maakt en deze dan vervolgens niet nakomt? Je spreekt met jezelf af om meer te gaan sporten, minder te snoepen, 5 kilo af te vallen, etcetc. en uiteindelijk heb je de sportschool al heel lang niet meer van binnen gezien, is de tandarts opeens je beste vriend en is je maatpak aan de krappe kant. Pfft. Iedereen heeft in meer of mindere mate te maken met het principe van afspraken maken en afspraken nakomen, het aanspreken op gemaakte afspraken en de vaak gehoorde kreten “afspraak is afspraak” en “zeg wat je doet en doe wat je zegt”.

Toch maakt iedereen het dagelijks mee, ondanks de duidelijk gemaakte afspraken wil het niet altijd lukken dat deze afspraken ook nagekomen worden.
Wie ergert zich niet aan die ene collega die keer op keer zijn afspraken niet nakomt, en telkenmale afspreekt dat het de volgende keer wel gaat lukken…

Als hulpmiddel bij het maken van afspraken kan het SMART model worden gebruikt; Specifiek, Meetbaar, Accountable (verantwoordelijk), Realistisch en Tijdsgebonden. SMART wordt ook gebruikt
bij het formuleren van doelen, in deze is het doel dan ook het maken van goede afspraken zodat de kans op het nakomen ervan groter wordt. Ook wordt SMART-ER gebruikt, hierbij zijn echtheid en resultaat toegevoegd.

Ongetwijfeld zijn er vele redenen aan te voeren waarom een gemaakte afspraak uiteindelijk toch niet gelukt is.
Allereerst dient er onderscheid gemaakt te worden tussen interne en externe factoren. Het kan zo zijn dat de oorzaak buiten je eigen “circel van invloed” ligt, dat er een afhankelijkheid van anderen is waardoor jij je afspraak niet na kunt komen omdat anderen hun afspraak met jou niet (kunnen) nakomen.
Letop: de ander is in deze weliswaar schuldig (voor het niet nakomen van de afspraak), echter jij blijft verantwoordelijk ! Bedenk dus altijd vooraf welke (externe) afhankelijkheden er zijn die van invloed zijn op de door jou gemaakte afspraken.

Overigens is de mens van nature geneigd om de schuldige als eerste buiten zichzelf te zoeken, dus vooral bij die ander en niet bij jezelf. Ook blijkt dat we bij iemand anders vaak zijn persoonlijkheid (iets interns) als verklaring voor zijn handelen zien. Echter als het over onszelf gaat, dan worden eerder de omstandigheden (iets externs) gebruikt als reden voor ons handelen. Waarom doet de ander iets (niet)? Omdat het nu eenmaal in zijn/haar persoonlijkheid ligt. Waarom doe ik iets (niet)? Omdat de omstandigheden (niet) goed waren.
Wat geldt voor een ander, geldt dus blijkbaar niet voor onszelf.

Ik heb een dochter van zes en ik wordt dagelijks door haar geconfronteerd met het maken van afspraken, aanspreken op afspraken en het wel dan niet nakomen van afspraken.
Het mooie van kinderen is dat ze nieuwe dingen als een spons absorberen en ook gelijk proberen toe te passen. In het kader van afspraken maken wordt je dan ook als volwassene regelmatig geconfronteerd met je eigen uitspraken en gemaakte afspraken “maar pap, jij had beloofd om…”, “pap zeg eens pardon !” (na een boertje ;) . Als ouder merk je dat het zelf geven van het goede voorbeeld cruciaal is en dat het belangrijk is dat je jezelf ook aan de gemaakte afspraken houdt.

Totslot bedenk, wie ben jij om te oordelen over het niet nakomen van afspraken door iemand anders, als jezelf je afspraken niet nakomt ?
Geef dus zelf het goede voorbeeld !

it-ProjectZ

16 juni 2011

Druk, druk, druk

by admin — Categories: Geen categorie — Tags:, , , , , Reageren?

Druk, druk, druk.

Vraag mensen hoe het met ze gaat, dan hoor je steeds vaker “druk, druk, druk”. De een is druk met werken, de ander druk met studeren en zo hebben we het allemaal druk tegenwoordig.
Maar hebben we het ook daadwerkelijk druk of is het modieus om te zeggen dat je het druk hebt?

Ik hoorde laatst iemand zeggen “als jij het echt druk hebt dan zou je geen tijd hebben om telkens tegen iedereen te klagen dat je het druk hebt…” PUNT.

En hebben we het dan druk met de juiste dingen ? Doen we de dingen juist (tot op het perfectionistische aan toe) of doen we de juiste dingen ?
Ervan uitgaande dat we de juiste dingen doen, is de volgende vraag hoe we al deze todo’s het beste kunnen managen.

Nu heb ik zelf niet zo’n heel goed geheugen. Van de taken die ik in mijn brein probeer te onthouden, vergeet ik er dan ook regelmatig een paar. (sorry schat, ja ik wist dat ik iets vergeten
was…alsnog van harte gefeliciteerd met onze trouwdag, als ik het geweten had dan was ik wel eerder naar huis gekomen…)

Inmiddels zijn er allerlei tools voorhanden om je taken te managen Let op ik gebruik bewust de term “taken” want in mijn ogen bestaat time-management niet, de tijd is immers een
constante (iedereen heeft 24 uur per dag). Wel kun je je taken managen.

Zo kennen we de ToDo lijstjes, boekjes als GTD (Getting things Done), RTM (Remember The Milk), etc etc.

Maar worden we daar gelukkiger (lees minder druk) van?
Ik starte elke dag met mijn mooie ToDo lijst en gaande de dag werd de lijst alleen maar langer. En in plaats van dat ik aan het einde van de dag trots terug kon terugkijken op de afgeronde

actiepunten, keek ik teleurgesteld in mezelf naar een ToDo lijst die nu nog langer is geworden. De takenlijst van morgen bestond nu opeens uit nieuwe taken plus de doorgeschoven taken
van gisteren ! En dat betekent dat als dit zo doorgaat ik morgen dus nog drukker ben als dat ik gisteren was. Nou daar wordt ik vandaag al chagrijnig van.

STOP !
Het is tijd voor verandering. Weg met die alsmaar groeiende lijstjes en reproducerende drukte, het instand houden van het gevoel nooit klaar te zijn.
Zou het niet mooi zijn om een ToDo lijst te hanteren die kort is en in plaats van langer steeds korter wordt.
Een lijst met taken die met weinig inspanning altijd afgerond worden.

Mijn nieuwste oplossing is de NotToDo lijst.
Ik maak een lijst met taken die ik niet ga doen en vervolgens doe ik deze ook niet.

Mijn NotToDo lijst voor morgen :

1. uitslapen;
2. de dag zonder files doorkomen;
3. mijn opdrachtgever eens echt de waarheid vertellen;
4. stipt om 17.00 uur naar huis gaan en niet pas als het werk klaar is.

PS: Overigens woorden als “niet, nooit, zonder en geen”, worden in ons brein genegeerd, laat deze dus niet achterwege ;)
(wat blijft hangen als iemand tegen je zegt: “maar dat is geen probleem” ? Oei…)

18 mei 2011

verlof stuwmeren

Volgens de definitie is een stuwmeer een (kunstmatige) dam (onderbreking) in een rivier waar achter het water zich ophoopt. Risico hierbij zijn de gevolgen van het doorbreken van
dergelijke dammen.

Zo kennen we ook het principe dat verlofdagen zich alsmaar ophopen, het zogenaamde verlofstuwmeer. Verlofstuwmeren zijn opgespaarde verlofdagen van een medewerker waar deze tot
dan toe geen gebruik van heeft gemaakt. Er is sprake van boventallige verlofdagen bij meer dan het wettelijke minimum (20 bij fulltime dienstverband).

Naast de wettelijke vakantiedagen is er vaak sprake van boventallige verlofdagen vanwege atv, overuren, bonusdagen, etc.

Verlofstuwmeren zijn een doorn in het oog van bedrijven, ze drukken op de balans, het is een geldpot die niet gebruikt kan worden en levert risico’s op inzake bedrijfsvoering als het gaat
om plotselinge opname (bijv. bij ontslag)
In het oog van de medewerkers is het een tijdpotje dat ooit nog eens ingezet kan worden voor vakantie, tussentijdse vrije dagen, etc. Hierbij geldt dat verlofdagen een houdbaarheid van 5
jaar hebben, nog wel ! Vanaf 2013 wordt dit anders, zie dit bericht.

Verlofstuwmeren blijken in vrijwel alle sectoren voor te komen; aangezien ik mij in de detacherings sector beweeg ben ik op zoek gegaan naar oorzaken, gevolgen en mogelijke
oplossingen in deze habitat.

–> Wat is nu de oorzaak van deze stuwmeren?

Is het voor medewerkers niet goed mogelijk om vakantie op te nemen? Is het voor medewerkers niet aantrekkelijk om vakantie op te nemen? Is het niet fiscaal aantrekkelijk om
vakantiedagen te verkopen ? Wordt er gespaard voor later?

–> Is het voor medewerkers niet goed mogelijk om vakantie op te nemen?

In tijden dat het erg druk is (deadline project, onderbezetting, …) kan het voorkomen dat het moeilijk is om vakantie te nemen. Je besluit om dan maar later vakantie te nemen. Later zal
blijken of het dan handig is om vakantie te nemen…Mijn mening is dat een goed werkgever mede verantwoordelijk is voor het tijdig en in voldoende mate opnemen van recuperatie tijd door de werknemer !

! Om me heen zie ik veel mensen die hun vakantie niet vooraf vastleggen, maar pas achteraf afstemmen op het werk.
! Ter vergelijking; mijn vrouw werkt in een ziekenhuis en dient elk jaar voor 1 april haar (grote) vakanties vast te leggen voor het hele jaar.

Het is uiteraard zowel voor de medewerker als het bedrijf beter als een medewerker op gezette tijden vakantie neemt, even afstand nemen van het werk, ontspannen, bezinnen om daarna
weer fris aan de slag te kunnen.

–> Is het voor medewerkers niet aantrekkelijk om vakantie op te nemen?

In de detachering is een van de belangrijkste regels dat de productiviteit op orde moet zijn, met andere woorden, het aantal gewerkte en gefactureerde uren dient op peil te zijn en te
blijven. Veelal wordt hierbij uitgegaan van een vooraf vastgesteld aantal uren / omzet target dat op jaarbasis behaald moet worden, uiteraard rekening houdend met vakanties.
Vaak zie je een bonusregeling hieraan gekoppeld, meer uren/omzet betekent een bepaald percentage (van de overscore) aan uitgekeerde bonus.

! Hoe minder vakantie je neemt, hoe meer (bonus)geld je dit dus oplevert. En intussen groeit je tijdpot met vakantiedagen.
Is het misschien mogelijk om hier in de bonusregeling rekening mee te houden ?

–> Is het niet fiscaal aantrekkelijk om vakantiedagen te verkopen ?

Er zijn bedrijven die de mogelijkheid bieden om jaarlijks een aantal vakantiedagen te verkopen. Het verkopen van vakantiedagen is fiscaal natuurlijk minder aantrekkelijk dan het opnemen
van vakantiedagen. Er zijn echter ook nog (een beperkt aantal) andere mogelijkheden waarbij verlofdagen worden ingeruild tegen andere arbeidsvoorwaarden:
- pc prive
- fietsenplan
- hoger leasebudget
- verhoging pensioen
- persoonlijke opleiding
- sportabonnement
- opnemen in levensloopregeling

Verder zijn er combinaties mogelijk. Overigens is het fiscaal aantrekkelijk (zowel werknemer als werkgever) om de eerste 130 overuren uit te laten betalen !

–> Wordt er gespaard voor later ?

Sparen voor later kan beter op een andere manier geregeld worden. De levensloopregeling.

–> enkele oplossingen

korte termijn:
- persoonlijke aanpak
- bespreek met degene met (de hoogste) stuwmeren over de mogelijkheden van afbouwen

structureel:
- collectieve aanpak
- spreek aan het begin van het jaar met je medewerkers af dat ze tijdig een vastgesteld aantal (wettelijke) vakantiedagen plannen
- geef medewerkers de mogelijkheid om 2x per jaar hun boventallige vakantiedagen te verkopen / in te ruilen

PS: Het enige stuwmeer in Nederland ligt in de Anstelvallei in Kerkrade (mijn geboorteplaats) ;)

29 april 2011

Geinspireerd door de PM Parade 2011

Ik bezocht dit jaar de PM Parade in Nieuwegein en dit jaar was de titel “meer project met minder management”. Geinspireerd door deze titel en bijgewoonde presentaties, ontsproten mij een aantal gedachtes.

Nu hoor ik wel vaker termen als “less is more” en bemerk ik in de praktijk ook dat er steeds minder middelen tot mijn beschikking worden gesteld maar dat er tegelijkertijd meer resultaten worden gevraagd. Ook bij vacatures zie ik tegenwoordig dat er een skills-set wordt gevraagd van een doorgewinterde senior professional maar dat er tegelijkertijd gevraagd wordt om een SCHERP uurtarief (lees: junioren vergoeding) aan te bieden. Ik weet zeker dat “less is more” hier geldt; hoe lager het uurtarief hoe groter de kans op meer uren. Nu denk ik persoonlijk dat het mogelijk is om meer te bereiken door (nog) efficienter te werk te gaan. Relatief gezien is dit echter maar beperkt mogelijk, we hebben immers niet alleen met onszelf te maken maar ook met anderen (volgens Goldrath levert het oplossen van de zwakste schakel meteen weer een nieuwe zwakste schakel op; aan mij ligt het niet !). En wat te denken van invloeden van buitenaf (de kortste route naar mijn werk blijkt in tijd de langste te zijn, want er is net een ongeluk gebeurd). Dit doet mij trouwens ook denken aan de 80/20 regel van Pareto, het kost slechts 20% aan effort om 80% resulaten te boeken. De resterende 20% kost daarentegen  de resterende 80% aan effort. Het is dus een gedachtenfout om te denken dat je met 50% inzet ook 50% aan het resultaat bijdraagt. Eureka.
Door je dus te concentreren op die 20% bereik je dus meer (80%) met minder. Een goed begin is dus meer dan het halve werk !

Efficientie verbetering valt ook te behalen in onze communicatie. Hoe duidelijker de boodschap hoe groter de kans dat deze juist overkomt. Het is verstandig om ook te checken of je boodschap goed is overgekomen en overigens speelt het “hoe” (translinguale communicatie) je de boodschap brengt een grotere rol dan het “wat”. Maar let op, net zoals je (normaliter) een file niet in de hand hebt, net zo min heb je in de hand hoe een boodschap door de ander geinterpreteerd wordt. Het blijkt namelijk volgens Ben Tiggelaar (tijdens zijn key-note) zo te zijn dat 95% van ons menselijke gedrag, onbewust gedrag is en slechts 5% bewust….met andere woorden we hebben de boodschap al halverwege (onbewust) in ons hoofd zelf aangevuld met wat wij denken dat de boodschap is, en geinterpreteerd voordat we er daadwerkelijk bewust over gaan nadenken !
Tijdens de key-note van Ben Tiggelaar werd dit gedemonstreerd met het bekende gekleurde woorden spel (het woord blauw in rode kleur), je weet dat je de kleur moet roepen, maar je hersenen zijn je te snel af waardoor je het woord hardop leest!)

De boodschap zelf wordt ook nog eens gekleurd door te horen wat je denkt of graag wil horen. En wat te denken van de nonverbale signalen die hierbij gecommuniceerd worden, passen deze bij de boodschap of worden we op het verkeerde been gezet? Kortom, ook hier is efficientie te behalen, echter maar beperkt (door je onbewuste gedrag).

Is er dan misschien voordeel te behalen met het “nieuwe werken” ? Als je bedenkt dat je minder op kantoor bent en ongeacht tijd of plaats je Ipad, Iphone of wat dies meer zij, kunt gebruiken om bijvoorbeeld je mail te lezen, en dat ongemerkt ook doet in je privetijd, tja dan is “less” zeker “more”. Bedenk wel dat je communicatiekanaal anders is geworden, dat er andere ruis (kids, vrouw) van toepassing is zodat het risico bestaat dat je communicatie minder efficient  wordt.

Is het dan misschien mogelijk om projectmanagement te minimaliseren en tegelijkertijd de resultaten hetzelfde te houden ? In zijn key-note sprak John Hermarij onder andere over Ockhams scheermes (zuinigheidsprincipe). Zijn conclusie was; er is bij een project niet meer nodig dan: scope, budget en baten, alle andere zaken zijn afgeleiden van deze drie. De realiteit daarentegen is dat projectmanagementboeken steeds dikker worden en de NCB (IPMA competence base) in versie 3.1 alweer uitgebreid wordt met extra competenties.

Wat zou het toch mooi zijn als we door minder te hoeven doen, meer zouden bereiken, we zouden dan tijd overhouden. Dit overdenkend, realiseer ik me dat het wel eens zo zou kunnen zijn dat we niet in de gaten hebben dat er altijd “extra” tijd is. Er is namelijk sprake van de wet van Parkinson(de benodigde tijd voor een taak wordt uitgebreid naar de beschikbare tijd) en wellicht het studentensyndroom (pas op het laatste moment beginnen).
In zijn keynote stelde John Hermarij ook dat projecten te voorzichtig/te ruim gepland worden, hij pleitte daarom voor een “normaalverdeelde” planning waarbij 50% van alle projecten binnen de tijd opgeleverd wordt en 50% niet.

Stel nu dat het ons lukt om “extra” tijd over te houden. Wat gaan we dan met die tijd doen? Mijn antwoord op deze vraag is niet “extra werk aannemen” (uitgaande van een gezonde onderneming), bedenk immers dat de kans 50% is dat je de extra tijd alsnog kwijt raakt. Mijn antwoord is derhalve “professionaliseren”. Gebruik de extra tijd om jezelf, je team en je organisatie verder te ontwikkelen. Neem tijd voor (zelf)reflectie, zeg nou zelf wanneer is de laatste keer geweest dat je even uit de rat-race stapte om weer eens kritisch te bekijken waar(hoe) je (er) allemaal mee bezig bent. Gebruik de tijd voor je IPMA certificering (doorlooptijd IPMA C is volgens het Cito ca 6 maanden), om je LinkedIn profiel te verbeteren, om te netwerken, om je collega’s beter te leren kennen , om een artikel te schrijven, etc.

Totslot, heb je er weleens bij stil gestaan dat tijd een van de weinige dingen is die je nooit terug kunt krijgen zodra je het eenmaal hebt besteed? Tijd is in die zin kostbaarder dan geld, je kunt verloren tijd immers nooit terugverdienen !

Paul Zinken

19 april 2011

PM Parade 2011

by admin — Categories: Geen categorie — Tags:, , , Reageren?

19 april 2011, Nieuwegein Business Centre. Ik ben nog mooi op tijd om mijn badge op te halen en het programma nog eens goed door te nemen, voordat Joop Schefferlie de PM Parade 2011 zal openen. Er zijn in totaal ca 750 projectmanagers op de parade afgekomen. De opening door Joop is kort en krachtig, vervolgens is John Hermarij aan de beurt met zijn keynote.

John heeft een duidelijke mening aangaande het “nieuwe” werken, vernieuwingen, best practises, Ockham’s raisor, het misverstand over de Demming circle, Wikipedia en projectmanagement als discipline en niet als professie.

Rond 11.00 uur is het tijd voor de eerste sessie, ik had gepland om “projectmanagers met/zonder zijwieltjes” te bezoeken, maar bevond mij uitiendelijk bij “professionaliteit door certificering”, een foutje mijnerzijds dat mij uiteindelijk wel een fles champagne zou opleveren, maar daarover straks meer. Na het bezoeken van deze sessie had ik informatie vergaard over het IPMA certificeringstraject, mogelijkheden en onmogelijkheden en was mij duidelijk dat ik aankeek tegen een traject van ongeveer 6 maanden. Overigens is er tijdens de parade een nieuw IPMA boek gepubliceerd, dat hiertoe goed gebruikt kan worden, de schrijver? John Hermarij.

Na de lunch had ik mooi nog wat tijd over om mijn kennis te laten toetsen bij het Cito, dmv een aantal meerkeuzevragen en een open vraag te beantwoorden kon ik de titel “Projectmanager PM Parade 2011″ in de wacht slepen. De uitreiking zou bij de afsluiting plaatsvinden. 

Vervolgens de sessie “projectsucces, opdrachtgever, softskills en jij” bijgewoond, een presentatie over communicatie, communicatie en communicatie. Uiteraard veel open deuren, verbaal, nonverbaal etc, maar ook voor mij nieuwe termen als paralinguaal “hoe breng je de boodschap”.

Daarna was het tijd voor de volgende sessie, een workshop over risicomanagement, een welkome afwisseling, lekker actief participeren ipv stilzitten en luisteren. De workshop Risicomanagement. Bij binnenkomst kreeg eenieder een rol toebedeeld (SSi, SSe, OG, SU, PM) en werd er in een stuurgroepsetting op basis van een running project gediscussieerd over de risico’s die inmiddels tot issues waren verworden.

Om 16.00 uur was het tijd voor Ben Tigggelaar. Het was een inspirerende sessie over gedrag, stress, relaties, vertrouwen, urgentie bij veranderingen en (on)bewustheid.

Bij de afsluiting van de parade bleek ik de winnaar van de fles champagne te zijn. Ik had op 1 vraag na een score van 100% op het Cito toetsje en met mijn inschatting van 200.000 wereldwijd IPMA gecertificeerde projectmanagers, zat ik er maar 70.000 naast, wat wel het aantal verwachte certificeringen in 2012 blijkt te zijn.

Het was een geslaagde dag.

© 2017 it-ProjectZ webblog All rights reserved - Wallow theme by TwoBeers Crew - Powered by WordPress - Have fun!